Kanban en el juzgado: una herramienta visual para ordenar el trabajo judicial
Introducción
En la práctica cotidiana de los juzgados, la sobrecarga de expedientes y la falta de visibilidad sobre el estado de cada gestión son problemas recurrentes. Cuando un expediente se “pierde” entre montones de papeles o se queda estancado sin que nadie lo note, la demora se vuelve inevitable y la carga de trabajo se percibe como incontrolable.
Una alternativa sencilla y de bajo costo es Kanban, un método visual que permite seguir el flujo de trabajo en tiempo real. No requiere software costoso ni cambios estructurales profundos; basta con una pizarra, algunos post‑its y la voluntad de organizar las tareas en columnas. Experiencias recientes demuestran que su adopción puede reducir tiempos de resolución y detectar cuellos de botella de forma rápida y tangible.
A continuación, una guía práctica para que el personal administrativo y los magistrados empiecen a usar Kanban en su propia unidad judicial.
1. Principios básicos de Kanban
| Concepto | Qué significa | Por qué importa en el juzgado |
|---|---|---|
| Tablero | Espacio visual donde se representan los estados del proceso (puede ser una pizarra física o una herramienta digital tipo Trello). | Permite que cualquier persona vea, en un vistazo, cuántos expedientes están en cada etapa. |
| Columnas | Cada columna corresponde a una fase del flujo (por ejemplo, “Pendiente”, “En proceso”). | Facilita la identificación de dónde se acumulan los trabajos. |
| Tarjetas | Cada tarjeta representa un expediente o una tarea concreta (con número de expediente, responsable, fecha límite, etc.). | Centraliza la información esencial y evita la pérdida de datos en carpetas físicas. |
| Límite de trabajo en curso (WIP) | Número máximo de tarjetas que pueden estar simultáneamente en una columna. | Evita que una etapa se sobrecargue y genera un “cuello de botella” visible. |
En esencia, Kanban visualiza el flujo, limita la carga y fomenta la mejora continua sin imponer roles ni ciclos de tiempo rígidos.
2. Diseño de un tablero para el juzgado
2.1 Columnas típicas
Para la mayoría de los juzgados, un tablero con cuatro o cinco columnas resulta suficiente. Un ejemplo probado en el Juzgado de Primera Instancia nº 2 de Getafe utilizó las siguientes etapas:
- Entrada – Expedientes recién recibidos o asignados.
- Trámite – En gestión administrativa o judicial.
- Para firmar – En espera de firma del magistrado o del secretario.
- Notificado – Notificaciones enviadas a las partes.
- Archivado – Expedientes cerrados y guardados.
2.2 Recomendaciones de diseño
- No sobrecargar: máximo 4‑5 columnas para que el tablero siga siendo fácil de leer.
- Usar colores: post‑its de colores diferentes pueden distinguir tipos de procesos (ej. causas civiles vs. penales).
- Limitar WIP: un buen punto de partida es permitir 3‑4 tarjetas por columna; si una columna se llena, el equipo debe priorizar la salida de esas tareas antes de añadir más.
3. Guía paso a paso para iniciar
A continuación, el procedimiento que cualquier unidad puede seguir para poner en marcha su propio Kanban.
- Definir el proceso a visualizar
- Seleccione una fase del trabajo judicial que genere cuellos de botella (por ejemplo, la revisión de autos o la notificación de resoluciones).
- Dibujar o crear el tablero
- Físico: coloque una cartulina grande o una pizarra blanca en la sala de secretarios.
- Digital: utilice una herramienta gratuita tipo “Trello”.
- Trace columnas según el flujo definido (ver tabla anterior).
- Crear tarjetas para cada expediente/tarea
- En cada tarjeta anote: número de expediente, breve descripción, responsable y fecha límite.
- Emplee post‑its de colores si desea diferenciar tipos de procesos.
- Asignar responsables y mover tarjetas
- Cada secretario o gestor coloca la tarjeta en la columna correspondiente al estado actual.
- Al avanzar la gestión, la tarjeta se desplaza a la siguiente columna.
- Revisar diariamente el tablero y ajustar
- Realice una breve reunión de 5‑10 minutos al inicio o al cierre del día para repasar el tablero.
- Identifique columnas que se estén llenando (posibles cuellos de botella) y tome decisiones rápidas (re‑asignar recursos, priorizar tareas).
Ejemplo real: En Getafe, la introducción de este tablero físico permitió a los secretarios “ver en cinco segundos dónde se atascaba cada expediente” — una observación de María José Martín, secretaria judicial del juzgado — y contribuyó a una reducción del 28 % del tiempo medio de resolución de los autos judiciales en los primeros seis meses (fuente).
3.1 Resultado esperado
- Visibilidad inmediata de cuántos expedientes están en cada fase.
- Detección temprana de cuellos de botella (columna con tarjetas acumuladas).
- Mejora continua mediante ajustes simples (re‑asignación, priorización).
4. Gestión del cambio
Implementar cualquier método nuevo genera resistencia, sobre todo cuando los equipos están acostumbrados a trabajar con archivos físicos y listas manuscritas. Para minimizar la fricción:
- Capacitación breve: organice una sesión de 30 minutos donde se explique el concepto de Kanban, se muestre el tablero y se practique con algunos expedientes ficticios.
- Piloto controlado: elija una unidad pequeña (por ejemplo, la secretaría de un juzgado de primera instancia) y experimente durante un mes.
- Feedback continuo: al final de cada semana, recoja opiniones de los usuarios y ajuste el diseño del tablero (añadir o eliminar columnas, modificar límites WIP).
En Argentina, el Observatorio de Justicia Digital señaló que los juzgados que adoptaron “metodologías ágiles visuales” redujeron en un 22 % la tasa de expedientes estancados respecto a los que no las usan (fuente).
5. Conclusión
Kanban ofrece una forma visual, económica y fácil de implementar para organizar el trabajo judicial. Los casos de Getafe, Las Rozas y el Tribunal Superior de Murcia demuestran que, aun con recursos mínimos (una pizarra y post‑its), es posible acelerar la gestión de expedientes, reducir el stock de trabajos pendientes y aumentar la satisfacción del personal.
Para iniciar, basta con:
- Elegir una fase del proceso.
- Dibujar un tablero con 4‑5 columnas.
- Crear tarjetas por expediente.
- Moverlas según el avance.
- Revisar y ajustar cada día.
Invitamos a cada unidad judicial a lanzar un piloto de un mes en la que se implemente este tablero simple. Mantener la simplicidad (pocas columnas, límite de WIP bajo) será clave para observar resultados rápidamente y generar la confianza necesaria para expandir la práctica a otras áreas.
Profundización opcional
Kanban forma parte del enfoque Lean y comparte con otras metodologías ágiles la idea de eliminar desperdicios y optimizar el flujo. A diferencia de Scrum, Kanban no prescribe roles ni sprints, lo que lo hace particularmente adecuado para entornos judiciales donde la carga de trabajo es continua y variable.
Fuentes
- Reducción del 28 % del tiempo medio de resolución y 35 % del stock de autos en Getafe (CGPJ, 2023).
- Inversión inicial inferior a 20 € para tablero físico (CGPJ, 2023).
- Reducción del 22 % de expedientes estancados en Argentina (Observatorio Justicia Digital, 2024).
- Encuesta APSC 2024: 67 % de secretarios lo describen como “muy útil” y 81 % lo recomendarían (APSC, 2024).